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하도급거래에서의 바람직한 서면발급 및 보존에 관한 실천사항

Ⅰ. 목적

    이 지침은 하도급 계약 체결 및 거래 과정에서 서면의 발급 및 보존과 관련하여 ㈜에스티아이가 준수하거나 노력해야 할 사항을 구체적으로 제시함으로써 ㈜에스티아이와 수급사업자가 「하도급거래 공정화에 관한 법률」(이하, ‘하도급법’이라 함)상 서면발급에 관한 사항을 명확히 인식하도록 하여 그에 따른 권리의 행사와 의무의 이행을 원활히 하도록 하는 한편, 하도급 거래 과정에서 바람직한 서면문화의 확산 및 내실있는 정착을 위하여 공정거래위원회가 운영해 나갈 시책을 제시함으로써 선진적인 서면 발급 관행을 촉진하고 공정한 하도급 거래질서를 구축하는 데 그 목적이 있다.

Ⅱ. 실천사항의 구성

    이 지침은 ① 하도급 거래 과정에서 각종 서면의 발급에 관한 부분, ② 발급한 서면의 보존에 관한 부분, 그리고 ③ 서면 발급 및 보존 관행의 정착을 촉진하기 위한 공정거래위원회의 시책의 내용과 절차를 규정하는 부분 등 세가지로 구성되어 있다.

Ⅲ. 하도급거래 과정에서의 각종 서면의 발급에 관한 사항

    ㈜에스티아이는 하도급거래 계약의 체결 및 이행과정에서 이하에서 정하는 바에 따라 서면을 발급하여야 한다. 발급대상 서면은 다음 표 1과 같다.

<표 1 : 발급대상 서면>

 1. 하도급 계약서의 발급

  가. 서면발급 의무의 발생(하도급법 제3조)

   (1) ㈜에스티아이는 하도급법상 목적물 등의 제조․수리․시공 또는 용역 수행(이하 ‘제조 등’이라 함)을 수급사업자에게 위탁하는 경우 수급사업자와 위탁 목적물 등의 내용, 수량․단가 등 계약의 주요 내용을 합의하여 정한 후 서면으로 하도급 계약서를 발급하여야 한다.

   (2) 당초 계약내용이 설계 변경 또는 추가 공사의 위탁 등으로 변경될 경우에는 특단의 사정이 없는 한 추가․변경 서면을 작성․발급하여야 한다.

  나. 서면 기재사항

   (1) 하도급 계약 서면에는 실제 거래의 사실과 일치하는 내용이 반영되어야 하며 원칙적으로 다음 각 항의 사항이 기재되어야 한다.

    ① 위탁일, 위탁 목적물 등의 내용, 수량 및 단가, 목적물 등을 납품․인도 또는 제공하는 시기 및 장소, 목적물 등의 검사 방법 및 시기, 하도급 대금(건설공사의 선급금, 기성금, 준공금 등)과 지급 방법․지급 기일

    ② ㈜에스티아이가 수급사업자에게 목적물 등의 제조 등에 소요되는 원재료 등을 제공하고자 하는 경우에는 그 원재료 등의 품명, 수량, 제공일, 대가의 지급 방법과 지급 기일

    ③ 목적물 등의 제조 등을 위탁한 이후 원재료 등의 가격변동 등에 따른 하도급 대금 조정의 요건, 방법 및 절차 등

  다. 서면발급 시점

   (1) 원칙적으로 ㈜에스티아이는 수급사업자와 위탁 계약의 주요 내용을 합의하여 정한 후 지체없이 서면 계약서를 발급하여야 한다.

   (2) ㈜에스티아이가 수급사업자에게 지체없이 서면계약서를 교부하기 어려운 사정이 있다 하더라도 특별한 사유가 없는 한 최소한 다음 각 항의 구분에 따른 기한까지는 서면으로 계약서를 발급하여야 한다.

    ① 제조위탁 : 수급사업자가 물품 납품 등을 위한 작업을 시작하기 전

    ② 수리위탁 : 수급사업자가 계약이 체결된 수리행위를 시작하기 전

    ③ 건설위탁 : 수급사업자가 계약 공사를 착공하기 전

    ④ 용역위탁 : 수급사업자가 계약이 체결된 용역수행행위를 시작하기 전

  라. 서면발급 방법

   (1) ㈜에스티아이는 회사 또는 대표자가 서명(전자서명법 제2조 제3호에 따른 공인전자서명을 포함한다)또는 기명날인한 계약서를 수급사업자에게 발급하여야 한다.

   (2) 하도급거래 당사자의 서명 또는 기명날인이 없는 서면을 발급한 경우에는 서면미발급에 해당한다.

   (3) 다음과 같이 전자적인 기록의 제공으로 서면을 발급할 수 있다.

     - 전기통신회선을 통해 송신하고 수급사업자가 사용하는 전자기록장치에 구비된 파일에 기록하는 방법(예 : 전자메일)

     - 전기통신회선을 통해 수급사업자의 열람에 제공하고 당해 수급사업자가 사용하는 전자기록장치에 구비된 파일에 기록하는 방법(예 : 웹)

     - 플로피 디스크, CD-ROM 등 전자적 기록을 수급사업자에게 교부하는 방법 등

  마. 예외

    - 다음에서 예시된 바와 같이 하도급거래의 실제에 부합하는 합리적인 방식으로 서면이 발급된 경우에는 상기의 서면 기재사항 및 서면발급시점과 달리 서면발급의무를 이행할 수 있다.

    - 위탁시점에 확정하기 곤란한 사항이 있는 경우. 단, ㈜에스티아이가 위탁시점에 확정하기 곤란한 사항에 대하여는 정당한 사유가 있는 경우에 한해 해당 사항을 적지 아니한 서면을 발급 가능

     - 다만, 이 경우에도 해당 사항이 정해지지 아니한 이유와 그 사항을 정하게 되는 예정기일을 명시하고, 해당 사항이 확정되는 때에는 지체 없이 그 사항을 기재한 서면을 발급하여야 한다.

     - 하도급 거래 현실상 빈번한 거래가 있는 경우로서 업종 특성이나 현실에 비추어 계약 성립과 유지에 큰 문제가 없는 경우

    - 기본계약서를 교부하고 모사전송(Fax), 기타 전기․전자적인 형태 등에 의해 발주한 것으로 발주 내용이 객관적으로 명백한 경우

    - 계약서에 법정 기재사항 일부가 누락되어 있으나, 건별 발주시 제공한 물량표․작업지시서 등으로 누락 사항 파악이 가능한 경우

    - 기본계약서를 송부하고 수출용 물품을 제조하면서 수급사업자가 ㈜에스티아이에게 제출한 물품매도확약서(offer sheets)를 개별 계약서로 갈음할 수 있는 경우

    - 추가 공사의 위탁과 관련하여 경미하고 빈번한 추가 작업으로 인해 물량의 변동이 명백히 예상되는 공종에 대해 시공 완료 후 즉시 정산합의서로 계약서를 대체한 경우

       * 다만, 다음의 경우에는 서면미발급에 해당한다.

       ▪ 추가공사 범위가 구분되고 금액이 상당함에도 불구하고 이에 대한 구체적인 추가 계약서나 작업지시서 등을 발급하지 아니한 경우

       ▪ 시공과정에서 추가 또는 변경된 공사물량이 입증되었으나 당사자간의 다툼이 있어 변경계약서 또는 정산서를 발급하지 아니하는 경우

  바. 특 칙

   (1) 하도급계약의 추정

  (가) ㈜에스티아이가 제조 등의 위탁을 하면서 하도급법 제3조 제2항의 사항을 적은 하도급 계약 서면을 발급하지 않는 경우(제3항에 따라 일부 사항을 적지 아니한 서면을 발급한 경우도 포함한다) 수급사업자는 위탁받은 작업 내용, 하도급대금, 위탁받은 일시, ㈜에스티아이와 수급사업자의 사업자 명과 주소, 기타 ㈜에스티아이가 위탁한 내용 등을 기재한 서면을 통지하여 확인을 요청할 수 있다.

    - 이 경우, 수급사업자는 「하도급거래공정화지침」의 [서식1] “위탁내용 확인 요청서”를 표준 양식으로 사용한다.

     ※ 별지 1 : 위탁내용 확인 요청 서면 표준양식

  (나) ㈜에스티아이는 수급사업자로부터 상기 위탁내용 확인 요청서면을 통지받은 후 15일 이내에 그 내용에 대한 인정 또는 부인(否認)의 의사를 수급사업자에게 서면으로 회신하여야 한다.

    - 이 경우, ㈜에스티아이는 「하도급거래공정화지침」의 [서식2] “위탁내용 확인 요청에 대한 회신”을 표준 양식으로 사용한다.

     ※ 별지 2 : 위탁내용 확인 요청에 대한 회신 서면 표준 양식

  (다) 만약 ㈜에스티아이가 15일 이내에 회신을 발송하지 아니한 경우에는 천재나 그 밖의 사변으로 회신이 불가능한 경우를 제외하고는 수급사업자가 통지한 내용대로 위탁이 있었던 것으로 추정한다.

  (라) 상기 위탁내용 확인요청 서면 통지와 위탁내용 확인요청에 대한 서면 회신은 ㈜에스티아이와 수급사업자의 주소로 하되, 내용증명 우편이나 그 밖에 통지와 회신의 내용 및 수신여부를 객관적으로 확인할 수 있는 방법(전자우편은 제외한다)으로 하여야 한다.

 (2) 공동도급계약의 경우

  (가) 공동이행방식의 공동도급계약의 경우에는 공동도급사 전원이 연명으로 하도급계약을 체결하고 서면을 발급하거나 각자의 분담 부분에 대하여 개별적으로 하도급계약을 체결 또는 대표사가 공동수급체를 대표하여 하도급계약을 체결하고 서면을 발급할 수 있다.

 2. 하도급 대금 감액 서면의 발급

  가. 서면발급 의무의 발생(하도급법 제11조)

   (1) ㈜에스티아이가 수급사업자에게 제조 등의 “위탁을 할 때”정한 하도급대금을 그대로 지급하지 아니하고 그 금액에서 감하여 지급하고자 할 때에는 감액 서면을 수급사업자에게 발급하여야 한다.

   (2) 하도급 계약 체결시 거래가 빈번하여 대금결제․운송․검수․반품 등의 거래조건, 규격․재질, 제조공정 등과 관련된 일반적인 내용을 기본계약서에 담고, 단가․수량 등 하도급대금과 관련한 내용은 특약서 또는 발주서 등으로 위임하여 별도의 특약 또는 발주내용에 의거 대금이 결정되는 경우에는 당해 특약 또는 발주내용이 수급사업자에게 통지되는 시점을 “위탁을 할 때”로 본다.

  나. 서면 기재사항

   (1) ㈜에스티아이가 하도금대금을 감액하고자 할 때 교부해야 하는 서면에는 감액 사유와 기준, 감액 대상이 되는 목적물 등의 물량, 감액 금액, 공제 등 감액 방법, 기타 감액의 정당성 입증 사항 등이 기재되어야 한다.

  다. 서면발급 시점

   (1) ㈜에스티아이가 감액 하고자 할 때에는 감액을 하기 전에 미리 수급사업자에게 감액 서면을 발급하여야 한다.